Uppdraget: Tjänstedesign för ökad samverkan


FINSAM Värmland/Dalsland har gjort en satsning på tjänstedesign för att öka samverkan mellan parterna utifrån individens perspektiv. Den 1/12 2017 hölls en första workshop där ett 50-tal deltagare från samtliga fyra parter tog reda på vad tjänstedesign är och hur man kan utveckla samverkan inom FINSAM med hjälp av ett användarinvolverat arbetssätt. Nedan presenteras filmen från dagen: 


Tjänstedesign inom Finsam Värmland/Dalsland

Idé 2017
Uppdragets idé är att skapa förmåga hos styrelseledamöter, chefer och medarbetare hos de fyra parterna (Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen, Landsting och kommuner) att använda tjänstedesign som metod för att utveckla plattformen Finsam utifrån ett medborgarperspektiv. Detta kommer att utforskas under 2018 i ett pilotprojekt, projekt Insikt. Varifrån lärdomar sen kan hämtas om hur den finansiella samordningen mellan parterna kan utvecklas att bli mer användar- och behovsdriven.

Bakgrund; parternas syn på samverkan
Parterna är medvetna om att flera behovsgrupper växer och att samordning är viktigt för att kunna stödja dessa individer. Men man betraktar ändå ofta individen och stödet utifrån det egna uppdraget. Vilket leder till stora luckor i samordningen där individen riskerar att hamna.

Samverkan mellan parterna sker idag i ganska stor utsträckning. Det anordnas temadagar, konferenser och veckomöten där det läggs mycket resurser på att parterna ska förstå varandra bättre. Men då fokus ligger på att prata om individen snarare än med individen ökar inte kunskapen om individens behov eller vad som skapar värde för individerna.  Och då inte heller hur parterna på bästa sätt ska samordna sina resurser. Detta skapar en frustration då aktiviteter som görs inte har visat sig leda till en förbättrad situation för individen parterna samverkar kring.

Dessutom fokuserar mycket av synen på samverkan mellan parterna på att få bättre koll på varandra, för att kunna utföra sitt jobb på ett bra och effektivt sätt:

”Det är nyttigt att se hur andra beskriver sina funktioner”
”Jag vill ha koll på vilka samverkansvägar som finns”
”Vi skapar samsyn innan mötet med klient”
”Trygghet i arbetsrollen, men också relevans mot klient”
”Jag vill få ett ansikte på de andra medarbetarna”
”Samverkan ger oss kortare vägar till varandra”

Aktiviteter 2018
Pilotprojektet Insikt. Med syfte öka användarinvolveringen i samverkan samt kunskapen om tjänstedesign i samordningsförbundens arbete i Värmland/Dalsland. Samt utforska lärandet.

Konferens Tjänstedesign + Finsam. Samspelet stod som värdar för en nationell konferens, Finsam + Tjänstedesign den 14 mars som samlade drygt 60 deltagare från Malmö till Sundsvall.

Tjänstedesign på Finsam-konferens i Göteborg. Den nationella Finsam-konferensen, Ett hållbart samhälle genom samverkan i Göteborg.

Projekt Omställning. Metodstöd i tjänstedesign.

Lärdomar och reflektioner december 2018
Användarinvolvering, personcentrering, brukarperspektiv mm. Att man börjar prata om en mer medborgardriven offentlig sektor är nog bekant för de flesta. Men att man kan använda sig av tjänstedesign som metod för att nå dit är mindre känt. Tjänstedesign som metod, är precis som jämställdhet inte bara ett ord man kan slänga in för att tex uppnå en jämställd arbetsplats. Det krävs ett långsiktigt arbete, förankring, stöttning och strategier för att nå en fullt ut användardriven verksamhet. (Läs mer om tjänstedesign längre ner på denna sida)

I detta fallet, handlar det om en användardriven samordning, mellan fyra parter. Här följer några av de reflektioner och lärdomar som synliggjorts efter att ha utforskat denna plattform ur ett designperspektiv under ett år.

Ett gemensamt värdeskapande 
Sammantaget ger parternas syn på samordning ett uttryck för att det inte finns så mycket fokus på ett gemensam värdeskapande. Samordningsuppdraget skulle kunna belysa finansiell samordning mellan parterna som en möjlighet och motor för att organisera välfärden utifrån människors behov och utmaningar i samhället.  Men oftast betonas vikten av att tex få ett ansikte på andra medarbetare för att underlätta i det dagliga arbete som det största värdet av plattformen.


Vilket värde skapas hos individen av att vi som aktörer har bättre koll på varandra?

”Att klippa och klistra är inget för mig”
Det krävs mod & nyfikenhet att testa att göra rätt på fler sätt (metoder). Samt en vilja och mottaglighet att sprida/testa de egna lärdomarna (kultur). För att komma till en mer användardriven plattform måste vi förstå användarna och inkludera användarna. Med designmetodik tillåts vi upptäcka, experimentera, känna och skapa empati för människor i situationer vi själva kanske inte kan relatera till. Med olika visuella verktyg får vi möjlighet att skapa samsyn och lyfta perspektiv vi kanske aldrig förut sett.

Att involvera fler aktörer
För att på riktigt möta individens/medborgarens behov skulle plattformen kunna öppna upp för fler aktörer. Många av de insikter, idéer och reflektioner deltagarna från parterna får i workshops och diskussioner,  stoppas ganska snabbt in i de insatser och projekt som redan finns hos parterna. Det går snabbt att gå på lösning. Förutom att detta är en utmaning som metodstödjare i en stor grupp av människor, så är det också kopplat till struktur och förväntningar på arbetsprestationen hos den enskilde medarbetaren och inte minst synen på samordningen.

Individens fokus i fokus
Vi pratar gärna om att ha individens fokus i fokus, men vilket perspektiv har vi egentligen? Alla behöver stötta varandra i perspektivförflyttningen, i alla samtal och i alla rum. Det har betydelse hur vi uttrycker oss, det har betydelse för hur vi skapar samsyn och vilken utgångspunkt vi vill ha i samverkan. Men det ger oss också ett underlag att diskutera utifrån, var vill vi och var bör vi vara i olika diskussioner. Att förflytta oss och medvetandegöra var vi står i olika diskussioner skapar en transparens och öppenhet.

Att bygga förmåga att använda designmetodik
För de projektmedarbetare som var med i projekt Insikt, var tjänstedesign något helt nytt.  Främst kan man säga att alla deltagare var nyfikna och öppna att lära sig nytt, och få nya perspektiv. Men eftersom alla verkade i sina egna ”hemma projekt” testade alla efter förmåga, vilket gjorde att vissa körde på, medan andra körde fast och blev förvirrade. Att ensam stötta 15 personer var en utmaning i sig, men något som jag tror är än viktigare, är att chefer och medarbetare i ”hemma-projekten” också vet vad detta handlar om för att kunna stötta.

Att börja jobba med tjänstedesign är inget som sker i ett enskilt projekt, det kommer att spilla över och påverka andra delar av verksamheten. Då är det bra om fler vet vad som händer. Dessutom tror jag att en styrka för Värmland skulle kunna vara att satsa på att bygga ett länsövergripande lärande och på så sätt få fokus på ett effektivt resursutnyttjande. Men mer om detta under 2019.


Presentation av uppdraget Tjänstedesign för ökad samverkan gjordes för Finsam Värmland/Dalslands beredningsgrupper: 181210, se bildspelet här.

Samt för samordningsförbundens ledamöter och ägare: 190118, se bildspelet här.


Kontakt
Elina Svensson projektledare/tjänstedesigner FINSAM Värmland
elina.svensson@liv.se
0733 434 043


Tjänstedesign
Design förknippas ofta med färg och form men innefattar egentligen mycket mer än så. Ordet design kommer från latin och betyder fritt översatt, att medvetet utforma något. Att utforma något så att det skapar värde och upplevs funktionellt och attraktivt för den eller de som ska använda det som utformats. Designområdet innehåller en rad olika specialistområden, exempelvis industridesign för utformning av produkter, interaktionsdesign för gränssnitt mellan människa och dator, modedesign för kläder och inredning och tjänstedesign för tjänster.

En tjänstedesigner utgår från att värdet skapas när patienten/brukaren/individen/medborgaren (kunden) möts av tjänsten vi (myndigheten) levererar, tex vård. Därför är denna person en viktig resurs som behöver tas till vara både i utvecklingen av och användningen av tjänster som myndigheterna levererar. Utmärkande för tjänstedesign är att den är involverande och utgår från användarens behov vilket gör det möjligt för kunden, närstående, personal och designer att tillsammans utforma hållbara tjänster och en bättre kundupplevelse.

ExperioLab
Landstinget i Värmland har haft modet att satsa på något outforskat, att med tjänstedesign och användarinvolvering som verktyg utveckla vården som tjänst. Satsningen kallas för ExperioLab. Sedan 1 januari 2017 är ExperioLab en permanent verksamhet inom Landstinget i Värmland. Målet är att i samverkan med andra landsting och andra aktörer  stödja och skapa förutsättningar för en mer användardriven utveckling av vården.

Experio Lab Bildspel